Allmänna villkor & personuppgiftsbiträdesavtal
1. Parter och avtalets syfte
Detta avtal gäller mellan er ("Kunden", "Personuppgiftsansvarig") och Pavio ("Pavio", "Personuppgiftsbiträde") och reglerar dels de allmänna villkoren för att använda tjänsten Pavio (tidrapportering, löneunderlag och relaterad administration för asfalts- och beläggningsbolag), dels hur Pavio behandlar personuppgifter om era anställda för er räkning.
Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter om sina anställda som registreras i tjänsten. Pavio är personuppgiftsbiträde och behandlar dessa uppgifter enbart enligt Kundens instruktioner, så som de kommer till uttryck genom Kundens användning av tjänsten och detta avtal.
2. Tjänsten
Pavio tillhandahåller en molnbaserad tjänst för tidrapportering, hantering av övertid, kompbank, traktamente och löneunderlag. Tjänsten tillhandahålls i befintligt skick och Pavio arbetar löpande med drift, underhåll och vidareutveckling.
3. Pris och betalning
Tjänsten kostar 100 kr + moms per aktiv anställd och månad, om inget annat skriftligen avtalats. Nya konton får 30 dagars fri provperiod; ingen betalning sker förrän provperioden har löpt ut. Kunden kan säga upp sitt abonnemang när som helst, inklusive under provperioden, utan kostnad. Betalning sker via kort genom Pavios betaltjänstleverantör Stripe.
4. Kundens ansvar
- Att de uppgifter som registreras om anställda är korrekta och att Kunden har rättslig grund för att behandla dem (t.ex. anställningsavtal).
- Att informera sina anställda om att deras uppgifter behandlas i Pavio, i enlighet med Kundens egen informationsplikt som personuppgiftsansvarig.
- Att hantera inloggningsuppgifter säkert och att endast ge åtkomst till behörig personal.
5. Personuppgiftsbiträdesavtal
5.1 Föremål, varaktighet och syfte
Pavio behandlar personuppgifter för Kundens räkning i syfte att tillhandahålla tjänsten enligt punkt 2. Behandlingen pågår så länge Kundens konto är aktivt, och upphör enligt punkt 5.6 när avtalet upphör.
5.2 Kategorier av registrerade
Kundens anställda (administratörer, löneansvariga och arbetare) som registreras i tjänsten.
5.3 Typer av personuppgifter
| Kategori | Exempel |
|---|---|
| Identitetsuppgifter | Namn, personnummer, användarnamn |
| Kontaktuppgifter | E-postadress |
| Anställningsuppgifter | Roll, månadslön, skattesats |
| Arbetstidsdata | Registrerade arbetspass, arbetsplats, övertid, skift, lagbas, natttillägg |
| Frånvarodata | Sjukdagar, semesterdagar, VAB, kompledighet — endast om frånvaro föreligger eller ej samt datum, ingen diagnos eller orsak sparas |
Sjukdagar och VAB registreras endast som förekomst och datum. Pavio efterfrågar och sparar aldrig diagnos, symtom eller annan hälsoinformation.
5.4 Pavios skyldigheter
- Behandlar personuppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner (så som de framgår av tjänstens funktion och detta avtal).
- Säkerställer att personal som har åtkomst till uppgifterna omfattas av sekretess.
- Vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder (se 5.7).
- Bistår Kunden, i den mån det är rimligt, med att svara på begäranden från registrerade om att utöva sina rättigheter (t.ex. radering, utdrag, rättelse).
- Meddelar Kunden utan onödigt dröjsmål vid en personuppgiftsincident som rör Kundens data.
- Raderar eller återlämnar samtliga personuppgifter vid avtalets upphörande, enligt Kundens val, om inte lagring krävs enligt lag.
- Ger Kunden möjlighet till rimlig insyn för att verifiera att detta avtal efterlevs.
5.5 Underbiträden
Kunden godkänner genom detta avtal att Pavio anlitar följande underbiträden. Pavio meddelar Kunden vid byte av underbiträde som behandlar personuppgifter, och Kunden har rätt att invända.
| Leverantör | Syfte | Plats |
|---|---|---|
| Websupport a.s. | Serverdrift och datalagring | EU/EES |
| Brevo (Sendinblue SA) | Utskick av transaktionsmejl (t.ex. välkomstmejl, lösenordsåterställning) | EU (Frankrike) |
| Stripe | Betalningshantering och fakturering | EU/Irland, med koncernintern överföring under standardavtalsklausuler (SCC) där det krävs |
5.6 Vid avtalets upphörande
När Kundens konto avslutas raderar Pavio Kundens personuppgifter inom rimlig tid, om inte Kunden begär utlämning av datan innan dess eller Pavio är skyldigt enligt lag (t.ex. bokföringslagen för betalningsrelaterade uppgifter) att spara viss information längre.
5.7 Säkerhetsåtgärder
- Krypterad överföring (HTTPS/TLS) för all trafik till och från tjänsten.
- Lösenord lagras endast som saltade hashvärden, aldrig i klartext.
- Strikt logisk separation mellan olika kunders data (varje kund ser enbart sin egen data).
- Rollbaserad åtkomst — anställda ser endast sin egen tidrapportering, admin och löneansvariga ser företagets samlade data.
6. Ansvarsbegränsning
Pavios ansvar för direkta skador är begränsat till vad Kunden betalat för tjänsten under de senaste tolv (12) månaderna. Pavio ansvarar inte för indirekta skador eller förlust av data som orsakats av Kundens eget handlande, t.ex. felaktig uppgiftshantering eller bristande åtkomstkontroll hos Kunden.
7. Avtalstid och uppsägning
Avtalet gäller så länge Kunden har ett aktivt konto. Kunden kan säga upp abonnemanget när som helst genom tjänstens egen betalningsportal, med verkan från slutet av innevarande betalperiod.
8. Ändringar
Pavio kan uppdatera dessa villkor. Vid väsentliga ändringar meddelas Kunden via e-post. Fortsatt användning av tjänsten efter en sådan ändring utgör godkännande av de nya villkoren.
9. Tillämplig lag
Svensk rätt tillämpas på detta avtal.
10. Kontakt
Vid frågor om dessa villkor eller personuppgiftsbiträdesavtalet, kontakta hej@pavio.se.